Bron: www.knvb.nl
De KNVB zoekt continu naar manieren om de dienstverlening en service te optimaliseren. Onderdeel daarvan is de online en e-mailcommunicatie. Tussen de verenigingen en de KNVB is er dan ook heel veel e-mailcommunicatie. E-mail is daarbij een eenvoudig en betrouwbaar middel om kennis uit te wisselen, vragen te stellen en antwoord te krijgen, en om nieuws te delen.
Maar niet alle communicatie via e-mail wordt op dezelfde wijze verzonden. Vandaar dat we hieronder een uiteenzetting hebben gemaakt van de mogelijke e-mailcommunicatie, zodat je dat voor jezelf als verenigingsfunctionaris of vereniging optimaal kunt inrichten. Een belangrijke bron voor alle communicatie zijn de contactgegevens van de verenigingsfunctionarissen in Sportlink Club. Zorg er als vereniging dan ook voor dat je geregeld een controle doet wie er namens jouw vereniging in welke rol geregistreerd staat. Hierdoor kunnen we zorgen dat de e-mailcommunicatie zo effectief en relevant mogelijk verloopt en de juiste functionaris de juiste informatie ontvangt.
Verschillende manier van e-mailcommunicatie
- Persoonlijk e-mailcontact tussen een verenigingsfunctionaris en een KNVB medewerker. Verenigingen kunnen persoonlijk contact opnemen met de KNVB Adviseurs in hun regio of met de medewerkers van KNVB Contact. Wie dat zijn ontdek je hier.
- KNVB medewerkers kunnen ook persoonlijk contact opnemen met jou als verenigingsfunctionaris. Zorg daarom altijd dat jouw contactgegevens in Sportlink juist staan vermeld. Denk hierbij vooral aan je telefoonnummer en e-mailadres. Het actueel houden van je contactgegevens gaat via de ledenadministratie van je eigen vereniging.
- Nieuwe functionarissen van jouw club ontvangen een KNVB Welkomstmail in de week nadat zij in Sportlink in hun rol zijn geregistreerd. Registreer daarom ook jouw verenigingsfunctionarissen in Sportlink, zodat we ze vanuit de KNVB ook op weg kunnen helpen in hun nieuwe rol. Dit geldt voor de rollen; bestuurder, wedstrijdsecretaris, scheidsrechterscoördinator, verenigingsscheidsrechter, Hoofd Opleiding en trainer.
- We bieden ondersteuning via KNVB Assist. Dit online platform biedt verschillende verenigingsfunctionarissen informatie en inspiratie over diverse thema’s. Je vindt daar onder andere achtergrondartikelen, praktijkverhalen, filmpjes en webinars. De kennis en informatie vanuit KNVB Assist delen we ook via de Assist-nieuwsbrieven. Meld je daarom aan voor de voor jou relevante nieuwsbrieven.
- Urgente en acute berichtgeving versturen we via het besloten e-mailsysteem. Voor verenigingen is er een e-mailbox opgenomen in Sportlink Club en het systeem bevat meerdere abonnementen waar je desgewenst doorstuur e-mailadressen aan kunt koppelen. Zo kun je ervoor zorgen dat de juiste functionarissen binnen de vereniging de berichten in hun eigen e-mailinbox ontvangen. Lees meer over het besloten e-mailsysteem en hoe je dit optimaal kunt inrichten. Een voorbeeld van een bericht via het Besloten e-mailsysteem zijn de corona-updates die vlak na een persconferentie wordt verstuurd naar alle verenigingen.
- De KNVB stuurt ook geregeld servicemails. Dit zijn doelgroepgerichte, informatieve mailings zonder commerciële insteek. Vaak met uitnodigingen voor bijeenkomsten, inspiratie of om bepaalde diensten vanuit de KNVB onder de aandacht te brengen. Deze mailings zijn vaak gericht aan een specifieke doelgroep (bijv. voorzitters of Hoofden Opleiding), zorg daarom dat je met de juiste rol in Sportlink Club geregistreerd staat, zodat je niets mist! Voorbeelden hiervan zijn mailings over instroomcijfers van jouw vereniging, de Oranjefestivals maar ook de Groene Club.
- Als laatste zijn er ook nog commerciële mailings, van bijvoorbeeld KNVB partners. Via je KNVB Account kun je aangeven of je deze mailings wel of niet wilt ontvangen. Lees hier meer over het KNVB Account. Denk hierbij aan mailings vanuit bijvoorbeeld ING, KPN en ARAG.