Bron: www.knvb.nl
Vanwege het coronavirus kunnen verenigingen geen fysieke algemene ledenvergadering (ALV) houden. Een speciale spoedwet biedt verenigingen toch de mogelijkheid in deze omstandigheden een digitale ALV te beleggen waardoor bepaalde besluiten, bijvoorbeeld een voorgenomen fusie, alsnog doorgang kunnen vinden.
De statuten van een vereniging kunnen nu al bepalen dat leden tijdens de ALV elektronisch kunnen stemmen. Het was echter nog niet mogelijk de gehele ALV volledig digitaal (dus bijvoorbeeld via videoverbinding) te laten plaatsvinden. De COVID-wet maakt dat nu mogelijk.
Op grond van de COVID-wet kan het bestuur van de vereniging bepalen dat de ALV volledig digitaal gaat plaatsvinden en dat door de leden ook digitaal moet worden gestemd. Het maakt dus niet uit wat de statuten hierover bepalen. Hierbij moet wel aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- De ALV is digitaal voor de leden te volgen (bijvoorbeeld met een livestream via audio of video).
- De leden hebben tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV de mogelijkheid gekregen om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. Het bestuur mag deze termijn ook verkorten.
- De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en de antwoorden moeten beschikbaar zijn voor de leden, bijvoorbeeld via de website of een e-mail. Dit zodat de leden de antwoorden op de vragen kunnen betrekken bij het uitoefenen van het stemrecht.
- Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.
De COVID-wet is in werking getreden op 24 april 2020. De bepaling die het houden van een volledige digitale ALV mogelijk maakt, heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. De wet vervalt op 1 september 2020, maar er bestaat een mogelijkheid om de wet (telkens met twee maanden) te verlengen.
Oproeping
Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de oproeping voor de ALV vermeld worden. Vermeld hierbij duidelijk van welke tool gebruik zal worden gemaakt. Ook is het goed om te peilen of er bij de leden bezwaar bestaat tegen het houden van een digitale ALV. Eventueel kunnen leden, bij bezwaar aan deelname, een ander lid machtigen voor de ALV.
Regels
De voorzitter van de vergadering is tijdens de ALV verantwoordelijk voor het goed en efficiënt laten verlopen van de ALV. Test hiervoor daarom van tevoren goed of alle middelen werken. De voorzitter mag hiervoor op grond van de COVID-wet regels bepalen. Deze regels moeten aan het begin van de ALV verteld worden, zodat iedereen zich eraan kan houden. Dit zijn bijvoorbeeld regels over wie vragen mag indienen, het al dan niet thematisch beantwoorden van de vragen of het sluiten van een discussie. Als de verbinding tijdens de ALV hapert of iemand door andere omstandigheden niet goed kan deelnemen aan de digitale ALV, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.
Stemming
Het stemmen kan dus elektronisch plaatsvinden. Zorg dat de stemming wordt vastgelegd, zodat deze achteraf altijd nog geraadpleegd kan worden.
COVID-WETBekijk hier het volledige dossier van de COVID-wet.